18 - Microsoft Word দিয়ে Mail Merge

 

Microsoft Word দিয়ে Mail Merge

Microsoft Word দিয়ে Mail Merge (মেইল মার্জ) করার মাধ্যমে আপনি একাধিক ব্যক্তির জন্য একটি কাস্টমাইজড ডকুমেন্ট (যেমন চিঠি, সনদ, ইত্যাদি) তৈরি করতে পারেন, যেখানে প্রতিটি ডকুমেন্টের কিছু অংশ স্বতন্ত্রভাবে কাস্টমাইজ করা হয় (যেমন প্রাপক নাম, ঠিকানা, ইত্যাদি)। এখানে মেইল মার্জ করার পুরো প্রক্রিয়া বিস্তারিতভাবে দেয়া হলো:

Mail Merge করার ধাপ:

ধাপ ১: প্রাথমিক ডকুমেন্ট তৈরি করুন

1. Microsoft Word খুলুন এবং নতুন একটি ডকুমেন্ট তৈরি করুন।
2. আপনি যে ধরনের ডকুমেন্ট তৈরি করতে চান (যেমন চিঠি, সনদ, ইত্যাদি) তা টাইপ করুন, কিন্তু যেখানে কাস্টম তথ্য (যেমন প্রাপক নাম, ঠিকানা) থাকবে, সেখানে একটি প্লেসহোল্ডার (যেমন <<Name>> বা <<Address>>) দিন।

ধাপ ২: Mail Merge শুরু করুন

1. Mailings মেনুতে যান।
2. Start Mail Merge এ ক্লিক করুন এবং আপনার প্রয়োজন অনুযায়ী ডকুমেন্টের ধরন নির্বাচন করুন, যেমন:
• Letters (চিঠি)
• Envelopes (খাম)
• Labels (লেবেল)
• Directories (ডিরেক্টরি)

ধাপ ৩: রিসিপিয়েন্ট তালিকা নির্বাচন করুন

1. Select Recipients এ ক্লিক করুন এবং তারপর Use an Existing List নির্বাচন করুন।
2. একটি এক্সেল ফাইল বা অন্যান্য ডাটা সোর্স নির্বাচন করুন যেখানে প্রাপক বা অন্য তথ্য সংরক্ষিত রয়েছে।
• Excel ফাইলটি নির্বাচন করুন, এবং সঠিক শীটটি নির্বাচন করুন যেখানে প্রাপকের তথ্য রয়েছে (যেমন নাম, ঠিকানা, ইত্যাদি)।

ধাপ ৪: ডকুমেন্টে প্লেসহোল্ডার যোগ করুন

1. যেখানে ব্যক্তিগত তথ্য থাকবে (যেমন নাম, ঠিকানা, ইত্যাদি), সেখানে Insert Merge Field বাটনে ক্লিক করুন এবং ডাটাবেস থেকে ফিল্ড নির্বাচন করুন।
• উদাহরণস্বরূপ, First Name বা Last Name ফিল্ড ইনসার্ট করুন যেখানে প্রাপকের নাম দেখাতে চান।
• আপনার ডকুমেন্টে আরও ফিল্ড যোগ করতে পারেন, যেমন ঠিকানা, শহর, ইত্যাদি।

ধাপ ৫: ডকুমেন্ট প্রিভিউ এবং ফাইনালাইজ করুন

1. Preview Results এ ক্লিক করুন যাতে আপনি দেখতে পারেন কেমন দেখাবে প্রতিটি কাস্টমাইজড ডকুমেন্ট।
2. আপনার প্রয়োজন অনুযায়ী পরিবর্তন করতে পারেন।

ধাপ ৬: মেইল মার্জ সম্পন্ন করুন

1. Finish & Merge এ ক্লিক করুন।
2. এখানে আপনি কয়েকটি অপশন পাবেন:
• Print Documents: ডকুমেন্টগুলি প্রিন্ট করতে।
• Create a New Document: একটি নতুন Word ডকুমেন্ট তৈরি করতে যা সমস্ত মেইল মার্জড ডেটা থাকবে।
• Send Email Messages: যদি আপনি ইমেইল মার্জ করতে চান, তবে এটি ব্যবহার করতে পারেন।

ধাপ ৭: প্রিন্ট বা ইমেইল পাঠান

1. আপনি যদি Print Documents নির্বাচন করেন, তাহলে সমস্ত প্রাপককে পাঠানোর জন্য চিঠি প্রিন্ট হবে।
2. যদি Send Email Messages নির্বাচন করেন, তাহলে প্রতিটি প্রাপককে ইমেইল পাঠানো হবে (এ জন্য আপনাকে অবশ্যই একটি ইমেইল ক্লায়েন্ট (যেমন Outlook) সংযুক্ত থাকতে হবে)।

উপসংহার:

এভাবে আপনি Microsoft Word দিয়ে সহজেই Mail Merge করে কাস্টমাইজড ডকুমেন্ট তৈরি করতে পারেন। এটি বিশেষ করে কার্যকর হয় যখন আপনাকে একই ধরনের ডকুমেন্ট একাধিক প্রাপকের কাছে পাঠাতে হয়, যেমন চিঠি, সনদ, বা বিলিং তথ্য।