Class-49 (Password & Security)

কিভাবে মাইক্রোসফট এক্সেলে পাসওয়ার্ড দিবেন – ওয়ার্কশিটে পাসওয়ার্ড

মাইক্রোসফট এক্সেলের ফাইলকে বলা হয় ওয়ার্ডবুক। আর ফাইলের যে অংশে কাজ করা হয় তাকে ওয়ার্কশিট বলে। এক্সেল দিয়ে আমরা বিভিন্ন ধরনের ডাটা তৈরি করি। আর  যদি আমরা চাই যে এক্সেলের ডাটা গুলো কেউ এডিট করতে পারবেন তবে আমাদের ডাটা গুলোকে এডিট করা থামাতে হবে । তবে এই সমস্যা সমাধান করার জন্য আমরা মাইক্রোসফট এক্সেলে  শীট লক বা পাসওয়ার্ড দিয়ে রাখতে পারি। কিভাবে মাইক্রোসফট এক্সেলে পাসওয়ার্ড দেওয়া যায় তা নিচে ধাপে ধাপে আলোচনা করা হল।

মাইক্রোসফট এক্সেলে পাসওয়ার্ড

মাইক্রোসফট এক্সেল দিয়ে গানিতিক, লজিক্যাল, পরিসংখ্যানিক বিভিন্ন হিসাব নিকাশে ব্যাবহার করা হয়ে থাকে। আমরা মাইক্রোসফট এক্সেলের ওয়ার্কশিটের ডাটাকে প্রোটেক্টেড বা নিরাপদে রাখার জন্য পাসওয়ার্ড ইউজ করবো। আমরা আসলে একটি ওয়ার্কশিটে পাসওয়ার্ড  দিবো ।  প্রথমে আপনি যে ফাইলটির ওয়ার্কশিটে পাসওয়ার্ড দিতে চাচ্ছেন সেটি ওপেন করে নিচের ছবিতে লক্ষ করুন।

Excel ওপেন করে Review থেকে Protect Sheet

উপরের ছবিটিতে ভালো ভাবে লক্ষ করুন। মাইক্রোসফট এক্সেল ওপেন করলে  উপরের বেশ কিছু সাব ট্যাব দেখা যায়, সেখান থেকে লাল মার্ক করা Review ট্যাবে ক্লিক করুন।  Review  ট্যাবে ক্লিক করলে নিচে অপশন দেখা যাবে, সেখানে লাল মার্ক করা Protect Sheet লেখা অপশনে ক্লিক করুন।  নিচের ছবিটির মতো একটি নতুন ট্যাব দেখা যাবে।

Excel এ Protect Sheet

উপরের ছবিটিতে ভালো ভাবে লক্ষ করুন। মাইক্রোসফট এক্সেলে সেল বা রো বা কলাম কিংবা শীট লক বা পাসওয়ার্ড দেওয়ার জন্য  ছবিটির লাল মার্ক করা বক্সে আপনাকে পাসওয়ার্ড দিতে হবে। পাসওয়ার্ড দেওয়া হয়ে গেলে  নিচের OK লেখা বাটনে ক্লিক করুন।  OK বাটনে ক্লিক করলে নিচের ছবির মতো একটি ট্যাব ওপেন হবে। সেখানে আপনাকে একই পাসওয়ার্ড দিতে হবে। নিচের ছবিতে লক্ষ করুন।

উপরের ছবিটিতে লক্ষ করুন।  সেটি হচ্ছে আপনার কনফার্ম পাসওয়ার্ড। কনফার্ম পাসওয়ার্ড দেওয়া হয়ে গেলে, আবার OK বাটনে ক্লিক করুন। আপনার মাইক্রোসফট এক্সেলে শিটে পাসওয়ার্ড লেগে যাবে।  এবার সদ্য পাসওয়ার্ড  শিট টির বিভিন্য সেল গুলোতে ক্লিক করে দেখুন,  কাজ করবেনা । নিচের ছবির মতো মেসেজ দিবে ।

Excel Sheet lock

ওয়ার্কশিটে পাসওয়ার্ড রিমুভ করবো কিভাবে 

ঠিক যে ভাবে পাসওয়ার্ড দিয়েছিলেন, একই ভাবে গিয়ে Review থেকে Unprotect Sheet এ গিয়ে ক্লিক করুন ।

 

Unprotect Sheet

সেখানে গিয়ে আবার সেই একটি পাসওয়ার্ড দিয়ে ওকে করলেই হল । আসা করছি আপনিও পারবেন আপনার এক্সেল শিট কে প্রটেক্টেড রাখতে ।

এক্সেলে নির্দিষ্ট কিছু রো কলাম বা সেলে পাসওয়ার্ড দিবো কিভাবে

আমরা অনেকেই মাইক্রোসফট এক্সেলে প্রতিনিয়ত কাজ করে থাকি। মাঝে মাঝে সবার সাথে শেয়ার করতে হয় ডাটা নেবার জন্য এবং কিছু কিছু সেল এর সু্ত্র গুলো আমরা এডিট করতে দিতে চাইনা বা হাইড রাখতে চাই । আর তখন পাসওয়ার্ড ব্যাবহার করবার প্রয়োজন হয়।  চলুন নিচে দেখে নেওয়া যাক কিভাবে রো কলামে পাসওয়ার্ড দিবো।

রো কলাম বা সেলে পাসওয়ার্ড

প্রথমে আমরা কিছু ডাটা একটি ফাইলে লিখে রেখেছি এবং এর মধ্যে প্রথম কলাম টি এবং ১১ ও ১২ নাম্বার রো দুটি নীল কালার করে রেখেছি ।  নিচের ছবিতে লক্ষ করুন।

আমরা নীল কালার করা রো কলামে পাসওয়ার্ড ব্যাবহার করবো। আর মাঝের সাদা অংশে পাসওয়ার্ড ব্যবহার করবো না।

আপনি ওয়ার্ক শিটের যে অংশেগুলোতে পাসওয়ার্ড প্রটেক্ট করবেন, সে অংশগুলো বাদ দিয়ে বাঁকি অংশ সিলেক্ট করুন। নিচের ছবিতে লক্ষ করুন।

উপরের ছবিটিতে ভালো ভাবে লক্ষ করুন। ছবিটির সাধা  অংশটুকু সিলেক্ট করুন।  সিলেক্ট করার পর সিলেক্ট করা অংশের উপর মাউসের Right বাটনে ক্লিক করুন।  ক্লিক করার পর দেখবেন যে কিছু অপশন দেখা যাবে, সেখানে লাল মার্ক করা Format Cells লেখা একটি অপশন আছে, সেই অপশনে ক্লিক করুন ।  ক্লিক করার পর নতুন একটি ট্যাব ওপেন হবে। ঠিক নিচের ছবির মতো। নিচের ছবিতে লক্ষ করুন।

উপরের ছবিটিতে ভালো ভাবে লক্ষ করুন। ছবিটির উপরে লাল মার্ক করা Protection লেখা অপশনে ক্লিক করুন। Protection লেখায় ক্লিক করার পর নিচে Locked এবং Hidden নামে দুইটি অপশন দেখা যাবে। সেখানে Locked লেখা অপশনে টিক চিহ্ন দেওয়া আছে। সেটি তুলে দিন, তুলে দেওয়ার পর ট্যাবটি ক্লোজ করে দিন। এর পরের অংশ গুলো আগের মতোই । এর আগে আমরা আলোচনা করেছিলাম কিভাবে মাইক্রোসফট এক্সেলে পাসওয়ার্ড দিবেন – ওয়ার্কশিটে পাসওয়ার্ড। নিচের ছবিতে লক্ষ করুন।

উপরের ছবিটিতে লক্ষ করুন।  সেখানে লাল মার্ক করা Review  সাব ট্যাব দেখা যাচ্ছে, সেখানে ক্লিক করুন। ক্লিক করার পর নিচে লাল মার্ক করা Protect Sheet লেখাই ক্লিক করুন। একটি নতুন ট্যাব ওপেন হবে। সেখানে আপনাকে পাসওয়ার্ড দিতে হবে। নিচের ছবিতে লক্ষ করুন।

উপরের ছবিতে লক্ষ করুন। সেখানে Password to Unprotect Sheet:  লেখার নিচে একটি বক্স দেখা যাচ্ছে, সেই বক্সে আপনাকে পাসওয়ার্ড দিতে হবে। পাসওয়ার্ড দেওয়ার পর নিচে লাল মার্ক করা OK বাটনে ক্লিক করুন। ক্লিক করার পর আরও একটি ট্যাব ওপেন হবে। সেখানে আপনাকে একই পাসওয়ার্ড দিতে হবে। সে পাসওয়ার্ডটি হবে কনফর্ম পাসওয়ার্ড। কনফর্ম পাসওয়ার্ড দেওয়ার পর OK লেখা বাটনে ক্লিক করুন। আপনার রো কলাম সেলে পাসওয়ার্ড লেগে যাবে।

আবার পূনোরায় রো কলাম সেল আনলক কতে Protect Sheet লেখা সাব ট্যাবে ক্লিক করুন। আপনার পাসওয়ার্ড খুলে যাবে

Microsoft Excel এ ওয়ার্কবুক সিকিউরিটি

অনেক সময় আমরা এমন কিছু ডকুমেন্ট তৈরি করে থাকি যেগুলোকে খুব সাবধানে রাখার প্রয়োজন হয়। যাতে করে যেকেউ ডকুমেন্টটি দেখতে না পারে, আর সে জন্যে সিকিউরিটি ব্যবহার করে ফাইল বা ডকুমেন্টটি সুরক্ষিত রাখা প্রয়োজন হতে পারে। সে ক্ষেত্রে Microsoft Excel প্রোগ্রামে ওয়ার্কবুকটিতে সিকিউরিটি ব্যবহার করে সেটি সুরক্ষিত রাখার ব্যবস্থা রয়েছে। চলুন তাহলে জেনে নেই Microsoft Excel এ ওয়ার্কবুক সিকিউরিটি ব্যবহার করার নিয়ম গুলো কি ?

ভিডিও টিউটোরিয়াল টি ও দেখে নিতে পারেন ।

আলোচনার সুবিদার্থে আমরা নিচে একটি ওয়ার্কবুকের ডকুমেন্ট ব্যবহার করবো এবং সেটিতে কিভাবে সিকিউরিটি ব্যবহার করতে হয় সেটি দেখাবো।

A Example Document for Using of Workbook Security in Excel

উপরের ছবিতে লক্ষ্য করুন, এখানে আলোচনার সুবিদার্থে একটি ওয়ার্কবুক থেকে ডকুমেন্ট ব্যবহার করা হয়েছে।

এখন আপনি যদি এই ওয়ার্কবুকটি সুরক্ষিত রাখার জন্য সিকিউরিটি ব্যবহার করতে চান। সে ক্ষেত্রে প্রথমে ওয়ার্কবুকের File অপশনে ক্লিক তারপর সেখান থেকে Save as এ ক্লিক করুন।

Use of Workbook Security in Excel

উপরের ছবিতে লক্ষ্য করুন, ফাইলটিকে সিকিউরিটি দেয়ার জন্য প্রথমে সেভ করা হচ্ছে।

 

After Click the Save as Option

উপরের ছবিতে লক্ষ্য করুন, Save As অপশনে ক্লিক করার পর ফাইল সেভ করার জন্য ব্যবহৃত ডায়ালগ বক্সটি এসেছে। এবার ফাইলটিতে Password ব্যবহার করার জন্য ডায়ালগ বক্সের Tools অপশনে ক্লিক করুন, একটি অপশন মেনু আসবে। এবার অপশন মেনুতে General Option এ ক্লিক করুন, পাসওয়ার্ড ব্যবহারের জন্য পুনরায় একটি ডায়ালগ বক্স আসবে।

 

Use of Password in the Save as Dialog Box

উপরের ছবিতে লক্ষ্য করুন, Tools অপশন ব্যবহার করার পর পাসওয়ার্ড ব্যবহার করার জন্য একটি ডায়ালগ বক্স এসেছে। এবার আপনার পছন্দ মতো পাসওয়ার্ড ব্যবহার করুন, আলোচনার সুবিদার্থে 1234 পাসওয়ার্ড দ্বারা Password to open ঘর দুটি পুরন করা হল। তারপর Read only recommended অপশনটি চালু রাখার জন্য সেই ঘরটিতে ক্লিক করে সেটি সিলেক্ট করুন, তারপর OK ক্লিক করুন। তাহলে পুনরায় একটি ডায়ালগ বক্স আসবে পাসওয়ার্ডটি কনফার্ম করার জন্য, সেখানে একই পাসওয়ার্ড অর্থাৎ 1234 লিখে OK ক্লিক করুন। তাহলে আপনার ওয়ার্কবুকটিতে সিকিউরিটি দ্বারা লক হয়ে যাবে। এবার File Name এর ঘরে ফাইলটির একটি নাম লিখুন, তারপর Save এ ক্লিক করে ফাইলটি সেভ করুন। এখন এই ওয়ার্কবুকটি ওপেন করতে চাইলে অবশ্যই আপনাকে পাসওয়ার্ড ব্যবহার করতে হবে, ফলে অন্য কেউ আপনার ফাইল বা ডকুমেন্টটি ওপেন করতে পারবেনা।

 

Use of File Name in the Save as Dialog Box

উপরের ছবিতে দেখুন, ফাইলটিতে পাসওয়ার্ড দেয়ার পর File Name বক্সে ফাইলের নাম দিয়ে সেভ করা হয়েছে।

এখন আপনি যে ফাইলটিতে সিকিউরিটি কোড ব্যবহার করেছেন সেই ফাইলটি ওপেন করতে গেলে আপনাকে অবশ্যই পাসওয়ার্ড দিয়ে ফাইলটি ওপেন করতে হবে, অন্যথায় হবে না ।

নোট :আমরা এখানে একটি ফাইলকে Save as করে সেভ করায়, একই ফাইলের দুটি কপি হয়েছে । একটি ছিল আগে থেকেই এবং Save As এর মাধ্যমে নতুন করে আর একটি নাম দিয়ে পাসওয়ার্ড সহ সেভকরা হয়েছে । এক্ষেত্রে আগের ফাইলটি খুলতে পাসওয়ার্ড লাগবেনা, কিন্তু পরের টা খুলতে লাগবে । আপনারা চাইলে এই পাসওয়ার্ড ফাইল প্রথম বার সেভ করার সময় ই দিতে পারেন । ধাপ সমুহ একই করম ।

আজকের আলোচনায় আমরা আপনাদের কিভাবে Microsoft Excel এ ওয়ার্কবুক সিকিউরিটি বা পাসওয়ার্ড ব্যবহার করতে হয় তার একটি ধারণা দেবার চেষ্টা করেছি। আশা করি আপনাদের ভালো লেগেছে, আরও নতুন কিছু বিষয় জানতে আমাদের সাথেই থাকুন। ধন্যবাদ